huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement Hovawart Vrienden Nederland

Artikel 1. Leden

Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap.
De vereniging kent leden en gezinsleden.
Op voorstel van het bestuur kan de Algemene Ledenvergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie en hoeven geen deelname geld aan activiteiten te betalen. Ze kunnen op de hoogte worden gehouden van alle belangrijke correspondentie. Ook kunnen ze worden uitgenodigd voor bestuursvergaderingen.

Artikel 2. Contributie

De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
De contributie dient voor 1 maart van elk jaar betaald te zijn. Bij in gebreke blijven volgt na een maand een aanmaning.
Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te schorten als herhaalde schriftelijke aanmaningen niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan.

Artikel 3. Voorzitter

De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
Hij of zijn vervanger leidt de Algemene Ledenvergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
Hij handhaaft de orde in de vergadering.
Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.

Artikel 4. Secretaris

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
Hij maakt de notulen van de Algemene Ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de Algemene Ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van, alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen.
Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze één stem kan uitbrengen.
Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel van de statuten kan worden uitgebracht.

Artikel 5. Penningmeester

De penningmeester ziet toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen.
De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven.
Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.

Artikel 6. Commissies

Het bestuur kan commissies benoemen voor bepaalde taken. Hiervoor kunnen aparte reglementen worden gemaakt.
De leden van commissies, muv de Fok- en gedragscommissie worden door het bestuur benoemd. De leden van de Fok- en gedragscommissie worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering. kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst.
Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 7. Algemene Ledenvergaderingen; agendapunten en voorstellen

De Algemene Ledenvergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
Van brieven die aan de Algemene Ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘Ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De Algemene Ledenvergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Amendementen met betrekking tot een voorstel tot statutenwijziging moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die geen betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 8. Algemene Ledenvergaderingen; stemmingen

Een in een Algemene Ledenvergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

Artikel 9. Algemene Ledenvergaderingen; orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 10. Contributie

Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.

Artikel 11. Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 12. Orgaan der vereniging

Het bestuur bevordert, dat tenminste drie maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad.
Het bestuur bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
d. club activiteiten

Artikel 13. Vergoedingen

De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti en telefoonkosten.
De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed, dat door de Algemene Ledenvergadering wordt bepaald.
De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden binnen 1 maand waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is meeondertekend.
Voordat leden van commissies kosten en reiskosten gaan maken, dienen zij toestemming te hebben van het bestuur.

Artikel 14. Introductie

Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter personen introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan.

Artikel 15. Aansprakelijkheid

Ieder lid is aansprakelijk voor de schade door hem of haar aan de vereniging toegebracht.
De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade aan derden toegebracht door gedragingen van bestuursleden of andere leden, indien deze gedragingen niet vallen binnen de formele kring van bevoegdheden.
Leden kunnen niet namens Hovawart Vrienden Nederland verbintenissen aangaan.
De vereniging is voor ontvreemding of wegraken van eigendommen van leden of derden niet aansprakelijk.
De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid van schade toegebracht aan of door honden.

Artikel 16. Wijziging Huishoudelijk Reglement

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste vier leden.

Artikel 17. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering af.

Artikel 18 Pup- en gedragstesten

De kosten voor het afnemen van puptesten, gedragstesten en fokgeschiktheidstesten worden jaarlijks vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering. De opbrengsten worden gebruikt ter bestrijding van de kosten van de testen en aangewend voor voorlichting naar de fokkers. Zij worden in het financieel jaarverslag apart gespecificeerd. De puptesten worden bij de fokker thuis afgenomen.

Voor de gedragstesten geldt het volgende:

De volgende gedragstesten (Jongste testen, Jeugdtesten en Fokgeschiktheidstesten) worden afgenomen op een voor de hond geschikt neutraal onbekend terrein. Het terrein moet goedgekeurd worden door de fokcommissie.

De fokgeschiktheidstesten worden afgenomen door een onafhankelijk en gecertificeerd keurmeester. Men kan zich hiervoor inschrijven via de site of het secretariaat.

De gedragstesten voor de Jongste testen (6 maanden) zijn gratis, omdat deze testen voor de vereniging belangrijk zijn om te zien wat een bepaalde combinatie heeft voortgebracht. Hiervoor is het belangrijk dat zoveel mogelijk pups uit een bepaald nest aanwezig zijn.

De Jonge Hondengedragstest wordt afgenomen op de leeftijd van ongeveer 12 maanden.

Voor de Fokgeschiktheidstest dient de hond minimaal 18 maanden te zijn. Geadviseerd wordt de hond op een leeftijd van 24-30 maanden te laten testen.